Cómo enviar un email correctamente

¿Cuáles son los secretos para enviar un email efectivo? ¿Nunca has enviado un correo electrónico y quieres saber qué pasos hay que seguir para hacerlo bien? ¿Cuáles son los secretos para escribir un email de éxito y qué podemos hacer para maximizar su efecto en el destinatario?

Internet está a la orden del día: en casa, en el trabajo, en la Universidad... por eso es normal que algún día tengamos que enfrentarnos a la necesidad de enviar un email y queramos hacerlo lo mejor posible.

Aunque casi todos sabemos cómo hacerlo, aún existen personas que ya sea porque nunca han tenido la necesidad, o bien porque no han querido, pero que ahora se ven en la tesitura de necesitar enviarle un correo electrónico a alguien y se sientan algo perdidos o un poco desorientados.

Enviar un email es muy sencillo, tan solo hay que seguir unas simples pautas para escribir un email persuasivo, que comunique a la perfección exactamente aquello que buscamos decir.

¿Cómo registrar una cuenta de correo electrónico?

El primer paso requerido antes de empezar a redactar nuestro email consiste en disponer de una cuenta de correo electrónico. Quizá recuerdes haber registrado una cuenta hace un tiempo o, simplemente, no lo hayas hecho jamás.

Hacerlo no supone demasiada complicación y tan solo tendrás que rellenar un formulario con tus datos y darle a enviar para que, en pocos minutos, puedas disponer de tu cuenta de email 100 % operativa.

Selecciona tu proveedor de servicio

En la actualidad podemos encontrar muchos proveedores de correo electrónico, tanto gratuitos como de pago.

Entre los más famosos encontramos varias opciones muy populares que funcionan muy bien.

Tanto registrar una cuenta de email, como iniciar sesión en Gmail o en Outlook son pasos sencillísimos que no requieren de mucha complicación. Estas dos opciones suelen ser las predilectas por aquellas personas que buscan un servicio de calidad, con una alta capacidad de almacenamiento y, lo mejor de todo: son opciones gratuitas.

Una vez hayas elegido qué servicio de correo electrónico piensas utilizar es el paso de registrar tu cuenta.

Escoge un nombre de usuario y una contraseña

Este paso es determinante, ya que aunque la contraseña la podemos cambiar, la realidad es que para conseguir otro nombre de usuario será menester abrir una cuenta nueva de correo electrónico.

Mucha gente opta por su nombre, sus iniciales o su alias. Tú puedes utilizar lo que quieras, pero mantén en mente que para cuestiones profesionales no hay nada como usar tu propio nombre.

La contraseña debe ser difícil de adivinar, pero fácil de recordar. Elige una que no vayas a olvidar y asegúrate de que es lo bastante segura como para que nadie pueda adivinarla nunca.

Configurando tu cuenta email

Este paso es opcional, aunque verdaderamente es muy recomendable.

Existen varias opciones que en la mayoría de los proveedores de email podemos configurar para personalizar nuestra cuenta de correo electrónico.

Asunto

Este campo es lo primero que ve quien recibe un email, por eso no debemos infravalorarlo y jamás podemos dejarlo vacío. Tan solo redacta una frase breve y concisa pero que contenga un resumen del resto del contenido. Deberás escribir un asunto personalizado para cada email que mandes, a no ser que se trate de una respuesta a otro mensaje, por lo que lo conveniente es respetar las etiquetas "RE:" que se añaden automáticamente al asunto con cada respuesta.

Firma

La firma automática es totalmente personalizable y sirve para que se añada automáticamente al final de todos tus mensajes.

Suele ser útil para identificarnos ante el destinatario, para dar a conocer nuestro puesto o, simplemente, para ofrecer vías de contacto alternativas a nuestros lectores. Configurarlo es muy fácil y solo tendrás que hacerlo una vez. Tan solo recuerda no excederte más de 3 o 4 renglones y aportar solo a información más relevante para el lector.

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¿Cómo escribir un email perfecto?

Escribir un email correctamente no es tan complicado como mucha gente piensa, pero al mismo tiempo tenemos que tener en cuenta varias consideraciones que harán que nuestro email pase al siguiente nivel.

Además de elegir la hora y el día apropiados y de completar correctamente los campos de asunto y destinatario, también es importante iniciar nuestro mensaje con un saludo y finalizarlo con una despedida para que quien nos lea sepa perfectamente quienes somos. No obstante, hay algunas cosas más que puedes hacer para mejorar la calidad de todos tus emails.

Una vez tengas lista tu cuenta de email, tan solo bastará con iniciar sesión en el servicio y pulsar en el botón de redactar.

Aunque la interfaz varía de un servicio a otro, la realidad es que, por ejemplo, para iniciar sesión en Gmail tan solo debemos acceder a accounts.google.com e introducir nuestro email y contraseña en los campos solicitados.

Cuida tu ortografía

Los errores ortográficos pueden tirar por la borda todos nuestros esfuerzos comunicativos, ya que aunque un pequeño error puede pasar inadvertido, un email repleto de fallos de ortografía puede acabar directamente en la papelera.

Trata de escribir tu mensaje sin errores para que pueda ser tomado con seriedad por el destinatario para que tus ideas puedan ser comprendidas rápidamente con la mayor claridad.

Un truco muy bueno es usar la revisión ortográfica. Es una función añadida a gran variedad de software con el que podemos asegurarnos de que lo escribimos todo a la perfección. No obstante, la mejor revisión siempre la harás tú mismo.

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Usa las mayúsculas y las minúsculas adecuadamente

Escribir en mayúsculas es considerado como gritar en Internet. Por eso mismo, lo mejor es limitarse a usar las mayúsculas para la primera letra de los nombres propios y para empezar una oración después de un punto y seguido o de un punto y a parte.

Las mayúsculas también se pueden utilizar para resaltar una palabra entre el resto, aunque para ello también puedes usar el formato negrita.

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Utiliza propiamente los signos de puntuación

Mucha gente pasa por alto la utilidad de emplear correctamente los signos de puntuación. Aunque no pasa nada si obviamos algún punto o coma, la realidad es que los signos de puntuación aportan al mensaje claridad y organización, de tal modo que el lector puede leerlo con mayor comodidad.

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Estructura el mensaje en párrafos

Siempre viene bien ayudar al lector en todo lo que podamos a entender lo que le decimos en nuestro email, por eso mismo, una buena técnica pasa por dejar un espacio en blanco entre párrafos. Es decir, si presionas dos veces la tecla enter conseguirás un mensaje más llamativo y organizado, sobre todo si tu email es extenso.

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Sé breve

Ya lo dice el refrán: lo bueno, si breve, dos veces bueno. En los emails pasa exactamente igual. Mucha gente piensa que cuanto más información incluya su correo electrónico, mejor será. Sin embargo, lo mejor es resumirlo tanto como podamos sin olvidar ningún detalle importante.

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Revisar antes de enviar

Un paso fundamental a la hora de redactar un email lo encontramos en la revisión. Échale un ojo a tu redacción una vez la hayas terminado y léelo de arriba a abajo para comprobar que, efectivamente, todo está en orden.

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